Sigrid Demuyt
Mangement Assistant bij ImpactXRM

Hebben kleine kmo’s baat bij zulke systemen?
“Onze ervaring leert ons dat iedereen baat heeft bij een CRM-systeem (customer relationship management, red.), al gaat het maar om één of twee gebruikers. Het is vooral afhankelijk van wat de klant wil, maar ook in kleine bedrijven waar je met toeleveranciers werkt, is het handig. Stel, je bent chauffagist en je hebt één medewerker in dienst en je vrouw doet de administratie, dan komt een CRM-systeem ook van pas. Je houdt gemakkelijk bij waar je welk chauffagesysteem hebt geplaatst, wanneer het onderhoud is…  ERP (enterprise resource planning, red.) is inderdaad meer iets voor grotere kmo’s. Je moet toch al gauw twintig facturen per maand maken of over een grotere stock beschikken.”

Wat zijn de voor-en nadelen van deze IT-technologieën voor kmo’s?
“Het geeft rust, omdat je als bedrijf niets kan vergeten. Het systeem onthoudt alles voor jou, waardoor een klant of prospectus niet vergeten wordt. Het systeem houdt bij wanneer je bijvoorbeeld moet terugbellen naar een klant. In het geval van de chauffagist zal het systeem hem eraan herinneren wanneer een onderhoud van de ketel moet plaatsvinden. Dat is handig. Het nadeel is dat er uiteraard een kostenplaatje aan vasthangt. Bovendien vraagt het ook tijd om zoiets te integreren in je bedrijf. Je kunt niet starten en denken dat de volgende dag alles al wordt ‘onthouden’. In het begin duurt het even, maar eens alles is geïnstalleerd, biedt zo’n systeem enorm veel voordelen.”

Hoe zien jullie de toekomst van kmo’s op vlak van digitalisatie?
“We merken dat er een enorme opmars aan de gang is, als het over digitalisering gaat. Zelfs bij de kleinere kmo’s. Technologie is niet meer weg te denken uit een bedrijf, vooral als je werknemers hebt die vaak op pad zijn en onderweg ook toegang willen hebben tot informatie. Stel nu dat die chauffagist langsgaat bij een klant, dan is de kans groot dat hij nu al een tablet meeneemt. Zo kan hij onderweg zien of die klant nog openstaande facturen heeft. En wanneer hij het werk heeft uitgevoerd, kan hij ook meteen de data updaten bij de klant zelf. De administratie die thuis nog moet gebeuren, wordt daarmee sterk beperkt.”


 

fo_update-009Jochen Maertens
zaakvoerder Synergics

Hebben kleine kmo’s baat bij zulke systemen?
“Zeker en vast. Wij merken uit onze ervaring, dat vooral kleine bedrijven er baat bij hebben om een degelijke IT-infrastructuur uit te werken en gebruik te maken van de cloud. Kleine organisaties die snel groeien en die vaak tijd- en plaatsonafhankelijk werken, hebben een stapje voor met zo’n systeem. Ook een kmo die vooral een seizoensgebonden activiteit heeft, en die dus ook niet altijd over een even groot personeelsbestand beschikt is er mee gebaat. De grootste kostenstructuur van een kmo gaat namelijk nog altijd naar het loon van het personeel. Bij e-mail daarentegen, betaal je per abonnement. Zijn er minder personeelsleden aan het werk, dan betaal je ook minder voor je mailprogramma.”

Wat zijn de voor-en nadelen van deze IT-technologieën voor kmo’s?
“Als je als kmo wil internationaliseren, is het handig om vanuit de cloud te werken. Alle info wordt namelijk via die cloud gedeeld en is beschikbaar in heel de wereld – met beveiligde toegang natuurlijk. Veel van onze klanten hebben een deel van de info nog op hun eigen server staan en een deel in de cloud. Maar we merken toch een tendens om volledig voor de cloud te kiezen. Het nadeel – als ik dan even tegen mijn winkel moet praten – is dat connectiviteit heel belangrijk wordt. Als je geen verbinding met internet kunt maken, heb je een probleem. En de migratie van het ene cloud-systeem naar een ander was in het verleden vaak moeilijk. Gelukkig wordt dat intussen ook gemakkelijker.”

Hoe zien jullie de toekomst van kmo’s op vlak van digitalisatie?
“Volgens ons zal het belang van technologie alleen maar toenemen. Een kleine boekhouder ziet ook steeds meer het belang in van de cloud en digitalisering. Je hoeft niet meer te wachten tot het einde van de maand of een kwartaal op papieren van je klant. Ze kunnen bijvoorbeeld hun facturen zelf in de cloud zetten. Dat werkt sneller. De cloud is productiever en mobieler, je kunt plaatsonafhankelijk werken, waardoor je als bedrijf aantrekkelijker wordt voor werknemers. En de sector evolueert ook voortdurend. Kocht je vroeger bijvoorbeeld een pakket, dan waren er geen updates voorzien, nu heb je bijna dagelijks nieuwe functionaliteiten en toepassingen die de efficiëntie ten goede komen.”


 

Wim Jacobs
CEO Netflow

Hebben kleine kmo’s baat bij zulke systemen?
“Absoluut. Een goede IT-infrastructuur is belangrijk, net als een goede (online) backup-oplossing. Een veilige wifi en Firewall zijn onontbeerlijk om je bedrijf te beschermen tegen hacking van buitenaf. Zelfs voor een kmo van één tot tien gebruikers – trouwens 80 procent van onze klanten – is het de beste manier om te werken. Vaak is advies en support van externe partijen goedkoper dan het in dienst nemen van een eigen IT-er. Je kunt eender welk contract afsluiten voor je IT-infrastructuur, afhankelijk van je noden, hoe vaak je wil dat er iemand langs komt… Elk contract is onderhandelbaar.”

Wat zijn de voor-en nadelen van deze IT-technologieën voor kmo’s?
“Een goede IT-infrastructuur biedt enorme voordelen voor een bedrijf qua optimaliseren van de workflow. Je bent niet meer gebonden aan één locatie, je kunt gemakkelijk afspraken inplannen via een agenda waar iedereen toegang toe heeft. Met een externe cloudomgeving bijvoorbeeld, kun je gemakkelijk inloggen op het systeem van je bedrijf. Grote printopdrachten zijn dan weer niet zo gemakkelijk uit te voeren via de cloud. Een klant die op een vrijdag nog 100 of 200 facturen wil afdrukken, moet er rekening mee houden dat vanuit de cloud die opdracht langer duurt dan vanuit een eigen, lokaal facturatiesysteem dat rechtstreeks met de printer is aangesloten.”
Hoe zien jullie de toekomst van kmo’s op vlak van digitalisatie?
“Momenteel is er een enorme groei aan de gang. Zelfs bij accountkantoren, die lange tijd voorzichtiger waren, zetten nu ook de stap zetten naar digitalisering. Het ‘domme’ inputwerk van facturen kun je nu via intelligente scantoepassingen automatiseren. De software leest hoe bepaalde data geïnterpreteerd moeten worden. Dat werkt enorm tijdbesparend. Ook bij notariaten zien we die digitalisering doordringen. Meer en meer administratieve taken kunnen nu gedigitaliseerd worden.”