Delegeren, het is een van de eerste en moeilijkste dingen die je als ondernemer moet leren. Want wil je groeien, dan moet je in staat zijn om de operationele werking los te laten. Zeker wanneer er meerdere vestigingen komen, is het niet langer mogelijk overal en altijd de controle te houden. Het is exact wat Bart en Ann Claes hebben ervaren, toen ze in de jaren tachtig samen hun vader Jean-Baptiste de expansie van kledingketen JBC in goede banen leidden.

Behoud nauw contact
Terwijl ze met zijn drieën aanvankelijk dagelijks alle vestigingen konden bezoeken, lukte dat op den duur niet meer. Vandaag, met 144 winkels, is het voor ceo Bart Claes zelfs moeilijk om jaarlijks één volledige ronde af te werken. Gelukkig kan hij sinds ettelijke jaren steunen op een goed geolied managementteam en blijft er zo toch nauw contact tussen de hoofzetel en de filialen.

 

Dankzij de info uit ons beheerssysteem kunnen we de collecties in de JBC-winkels aan de lokale markt aanpassen – Bart Claes

 

Organiseer dialoogmoment
Om de dialoog aan te zwengelen, organiseert het bedrijf daarnaast jaarlijks zes bijeenkomsten met alle shopmanagers. Bart Claes: “Voor ons is dat hét moment om de nieuwe collectie voor te stellen en de langetermijnvisie uit de doeken te doen. Omgekeerd verwachten we dat onze geranten dan feedback geven over de samenwerking met ons. Wat loopt goed? Wat kan er beter?” Of hoe het spontane, bijna dagelijkse overleg van vroeger nu noodgedwongen in een formeler jasje zit.

 

winkelmanagement

 

Investeer in IT
Niet alleen de managementstructuur, ook technisch is de werkwijze bij JBC enorm geëvolueerd. Al na enkele maanden in het bedrijf overtuigde Bart Claes zijn vader om in software te investeren. Een Enterprise Resource Planning-pakket (ERP-pakket), waarin de gegevens van alle afdelingen en filialen samenkomen, stelde hen onder meer in staat om de voorraad eenvoudiger en goedkoper te beheren.

Bespaar op werkuren
Bart Claes: “Tot dan kregen we de bestellingen van de shopmanagers telefonisch binnen. Vervolgens liepen we letterlijk naar het magazijn om te kijken welke stukken op voorraad waren. Je kan je voorstellen dat we door te automatiseren veel werkuren hebben kunnen besparen.”

 

Ook al heb je 15 winkels, met een winkelmanagementsysteem hou je als zaakvoerder makkelijk de controle – Walter Van Belle

 

Kijk naar de cijfers
Snelheid is één, objectiviteit blijkt een ander groot pluspunt van de informatisering. Cijfers liegen immers niet. Dat is althans de reactie die Walter Van Belle van Wasp regelmatig krijgt als hij de lokale kleding-, schoen- en sportwinkels van software voorziet. “Nieuwe klanten schrikken wel eens als ze via ons systeem de naakte cijfers opvragen. Medewerkers kunnen dan wel zeggen dat de verkoop vlot loopt, de statistieken tonen soms het tegendeel.”

Volg de situatie op
Om nog meer vat te krijgen op de resultaten, installeren sommige zaakvoerders zelfs een teller aan de ingang van elke winkel. Gekoppeld aan het winkel- en stockmanagementsysteem kunnen ze zo minuut na minuut de situatie in de filialen volgen. Reken maar dat de shopmanager een telefoontje krijgt als de verkoop stokt en er toch veel mensen rondlopen. Zelfs met pakweg vijftien winkels is het zo dus mogelijk om vanop afstand controle te houden en in te grijpen indien nodig.

 

We passen ons aan de lokale markt aan – Bart Claes

 

En creëer overzicht
Ook in de onderhandelingen met leveranciers staan bedrijven dankzij de info uit hun informaticasysteem een stuk sterker. Zo kunnen ze zelf uitvlooien welke stukken in hun winkel vlot over de toonbank gaan, wat maakt dat ze bedachtzamer bestellingen kunnen plaatsen. Bij JBC houden ze elke collectie alleszins nauwlettend in de gaten. Ze volgen dagelijks op welke artikelen aanslaan en welke er een kortingsactie kunnen gebruiken.

Hou rekening met regio
Op die manier komen zelfs regionale verschillen al gauw bovendrijven. Na anderhalf jaar actief te zijn in Duitsland – waar ze met hetzelfde ERP-pakket werken – hebben ze bij JBC bijvoorbeeld al veel geleerd over de kledingsmaak van onze oosterburen. Die blijkt een stuk conservatiever en rationeler dan in België.

Pas je aan lokale markt aan
En nog opvallend, Duitsers hechten meer belang aan duurzaamheid. Dat blijkt onder meer uit hun voorkeur voor biokatoen. Bart Claes: “Met dat soort informatie, die we rechtstreeks uit ons beheerssysteem plukken, houden we rekening bij de samenstelling van de collecties. We passen ons aan de lokale markt aan.” En zo komt het dus dat er in Vlaanderen andere collecties liggen dan bij de buren in Wallonië, Luxemburg of Duitsland.