Een professionele meeting, een eindejaarsfeest of een teambuildingactiviteit organiseren? Daar komt veel bij kijken. Zeker als je een locatie kiest die je niet goed kent, zoals Wallonië. Maar niets is onoverkomelijk.

Iedereen die wel eens een evenement organiseert, weet dat het helpt om relaties op de bouwen met medewerkers, klanten, leveranciers en noem maar op. Als je het dan ook nog laat doorgaan op een locatie met een heuse wow-factor, is je MICE-event zeker geslaagd. En die wow vind je zeker in Wallonië.

Ons zuidelijk gelegen landsdeel moet namelijk niet onderdoen voor de rest van het land. Elke Waalse provincie beschikt over diverse soorten faciliteiten, van de meest moderne gebouwen tot oude kloosters en kastelen, en dit zowel in dynamische steden als in afgelegen dorpjes, die een alternatief kunnen bieden voor Brussel.

Maar het is niet altijd gemakkelijk om het perfecte evenement te organiseren of de juiste hulp in te schakelen in een regio die je niet goed kent. Dankzij deze 6 tips wordt dat alvast een stuk makkelijker en organiseer je in no-time een overgetelijke MICE-activiteit.

1Volg een cursus

Organiseer jij regelmatig events? Dan weet je al heel wat. Toch kan het nuttig zijn dat de directieassistente of de eventverantwoordelijke van het bedrijf een cursus volgt, die alle tips, tricks en tools aanreikt om succesvol evenementen te organiseren. Bovendien kom je zo rechtstreeks in contact met potentiële partners, hotels, seminarielocaties… Dat bespaart je bij een volgend evenement dan weer veel denk- en zoekwerk.

2Neem een PCO onder de arm

Voor het eerst een congres organiseren is geen sinecure. Gelukkig kun je beroep doen op een netwerk van Professional Conference Organisers (PCO), die tegelijk coördinator en consultant zijn. Zij nemen bovendien de logistieke, technische, administratieve en financiële kant en de hele voorbereiding van zakelijke bijeenkomsten op zich.

 

3Klop aan bij een professional

Onthaal, transport, huur van zalen, ontspanning, hotelreservaties, streekbezoeken… We horen je al zuchten. Maar ook daar kun je de hulp inroepen van professionals. Zogenaamde incoming agents hebben net als reisbureaus een licentie A, zodat zij al deze taken van je kunnen overnemen. Of klop aan bij andere eventorganisatoren, die je MICE-activiteit van A tot Z organiseren.

4Laat je event screenen

Zit je al bij de research met je handen in het haar? Dan kan de vzw Wallonië-België Toerisme je doorverwijzen naar één van de vijf provinciale Conventiebureaus. Zij bestuderen op hun beurt gratis de haalbaarheid van je project of activiteit en zoeken naar een geschikte locatie. Bovendien voorzien ze jou van objectief advies, gratis begeleid en word je, met respect voor wensen en budget, in contact gebracht met de juiste partners ter plaatse.

5Vraag om een duwtje in de rug

Weet je echter als bedrijf perfect wat soort event je wil en heb je een duidelijke briefing, maar ken je gewoon geen geschikte locatie? Neem dan ook contact op met de vzw Wallonië-België Toerisme, een gratis overheidsdienst die instaat voor de promotie van Wallonië als Meetings & Incentives-bestemming en die alle aanvragen centraliseert. Zij kunnen je snel doorverwijzen naar een locatie die overeenkomt met je wensen. De verdere onderhandelingen over de prijs, de modaliteiten en organisatie van het event handel je gewoon zelf met de eigenaar af.