Grote internationale bedrijven sturen sinds jaar en dag werknemers naar het buitenland. Dat brengt kosten met zich mee, die liefst zo vaak mogelijk geminimaliseerd worden. Makkelijker gezegd dan gedaan. Gelukkig is er dan de travel manager.

Grootse reisplannen vergen altijd ellenlange to do-lijsten. Want vind maar eens de beste vlucht naar de mooiste bestemming en het juiste hotel met de leukste uitstapjes in de buurt. Ook business trips hebben enige planning nodig, vooral omdat ze vaak onder een zekere tijdsdruk staan. Maar hoe pak je zoiets concreet aan?

Van secretaresse naar travel manager
Bij de meeste grote, internationale bedrijven vind je gegarandeerd wel wat zakenreizigers terug. Die moeten op allerlei manieren worden ondergebracht tijdens hun zakelijke excursies naar het buitenland. Dan is een travel manager geen overbodige luxe. Antoon Van Eeckhout, oprichter van de Vereniging van Vlaamse Reisbureaus, legt uit: “Een travel manager wordt geacht om verplaatsingen van directie en personeel van een bedrijf naar het buitenland zo efficiënt en voordelig mogelijk te regelen.” Soms neemt bijvoorbeeld een secretaresse deze taak op zich, maar volgens Van Eeckhout hoort een travel manager zijn functie best fulltime uit te voeren, omdat het een enorme kennis en ervaring van de reismarkt vereist.

 

Er doet zich continu ergens in de wereld wel een probleem voor waar een travel manager van op de hoogte hoort te zijn – Antoon Van Eeckhout

 

Op de hoogte van alles
Prijzen in de reissector – denk aan hotels en vliegtickets –  fluctueren namelijk constant. Daardoor is het niet vanzelfsprekend om alles bij te houden. Dagelijkse veranderingen op de markt kunnen een reisschema volledig omgooien. Van Eeckhout: “Canada, bijvoorbeeld, heeft enige tijd geleden plots beslist het ETA-formulier (een lijst met een aantal persoonlijke vragen om in te vullen voor vertrek, red.) in te voeren, waardoor honderden passagiers onverwacht op de luchthaven strandden. Er doet zich continu ergens in de wereld wel een probleem voor waar een travel manager van op de hoogte hoort te zijn.”

Veiligheid & security
Die prijsschommelingen en onverwachte gebeurtenissen kunnen veroorzaakt worden door verscheidene factoren. Volgens Pascal Struyve, board member van de Belgian Association of Corporate Travel Management (BATM), zijn een aantal van de meest recente ontwikkelingen in de reissector het gevolg van de wereldwijde onrust rond veiligheid. “Er zijn de laatste jaren zoveel zaken in de wereld gebeurd die een impact hebben gehad op veiligheid en security bij het reizen. Dan moet je als travel manager je programma aanpassen, of beter: vooruitlopen op de zaken.”

 

We zijn stilaan geëvolueerd naar een programma waarbij de reiziger en zijn beleving centraal staan – Pascal Struyve

 

Flexibiliteit & analytics
Travel management vormt met andere woorden de complexe combinatie van up-to-date blijven en de wensen van je (intern) cliënteel opvolgen. Daarbovenop moet er ook rekening worden gehouden met veranderingen binnen een bedrijf zelf. En dat vraagt flexibiliteit. Struyve: “Je moet met verschillende culturen en niveaus binnen een bedrijf om kunnen en een bepaalde analytische achtergrond hebben. Want er komt heel veel data bij kijken.” Het beheren, controleren en evalueren van de overweldigende omvang reisinformatie en-aanbod valt dan ook niet te onderschatten. Van Eeckhout: “In team werken of met een reisbureau lijkt me de beste manier om aan travel management te doen.”

Beleving staat centraal
Al die data moet ook worden toegepast op maat van de noden van werknemers. En volgens Struyve is er stilaan een nieuwe generatie die zich in bedrijven aandient. “We zijn geëvolueerd van een programma dat puur op kost en policy is gedreven, naar één waarbij de reiziger en zijn beleving tijdens een zakenreis centraal staan.” Wat niet wil zeggen dat de kost minder belangrijk wordt. Travel is en blijft een kostfactor en vraagt altijd de nodige afweging en transparantie.

Toegevoegde waarde voor het bedrijf
Maar biedt zowel de travelfactor als diegene die het beheert dan werkelijk een meerwaarde? “Als je een goed programma hebt ontwikkeld dat binnen de strategie van een bedrijf past, absoluut!”, zegt Struyve. “Je zorgt er immers voor dat medewerkers een hogere tevredenheid hebben, waardoor mensen uiteindelijk productiever zijn en beter functioneren.” Een travel manager kan dus zeker een toevoegde waarde betekenen, dus waarom niet voor een dergelijke win-winsituatie kiezen?